教职工境外旅费报账流程

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出国旅费的借款流程

一、准备好借款资料

出国批件原件

1.教职工3个月以内短期因公出国，由国际交流处出具“华中科技大学出国、赴港澳任务批件”

2.教职工3个月（含）以上中长期因公出国由人事处出具教职工批件

二、报账人通过财务平台完成借款网上提交、打印借款单，并经相关负责人签字后，连同上述资料送交财务处

注意事项：

1.借款到个人账户只能借住宿和补助，机票对公转账或刷公务卡，机票对公转账需附电子行程单

2.国库项目不允许借款

3.批件的出国地址需与实际借款旅费地址相符

3个月以内短期因公出国的报账流程

一、准备好相关报账资料

1.出国批件原件或（若借款时已提供，可使用有财务凭证信息的复印件）并加盖外事处“准予报销”章

2.护照复印件（照片页和出入境日期页）

3.国际旅费发票（机票发票或航空运输电子行程单，登机牌，住宿，城市间交通、会员费或注册费，保险、签证等）及付款凭证（信用卡对账单或银行电汇单）

4.会议邀请函、协议及翻译件（翻译报账相关条款）

5.汇率以下面三种选其一进行报账

（1）报账当日中国银行外汇牌价的现汇卖出价

（2）信用卡对账单还款日汇率

（3）信用卡支付日结算成人民币汇率

二、报账人填写华中科技大学国际旅费报销单（财务处网站下载），通过财务平台完成差旅费报销（在其他费用填写国际旅费报销单总金额）网上提交、打印报账单，并经相关负责人签字后，连同上述资料送交财务处

注意事项：

1.交通及住宿费，如有以下情况：无原始发票、由他人垫付、现金支付，应提供有院系财务负责人签字的外币结算情况说明（财务处网站下载），以及行程、房间预定单

2.境外付款尽量使用银行卡支付

3.同一批件的外汇审核，无论经费来源不同，人员构成不同，均需要将所有人员的票据按用途（住宿、交通等）分类整理一次审核报销

4.机票及行程单

（1）通过国内航空公司官方网站购买的国际机票，需提供税务发票并附A4纸打印的行程单或航空运输电子客票行程单（有发票专用章）

（2）通过国内机票代理机构或者旅行社购买的国际机票，需提供税务发票并附A4纸打印的行程单或航空运输电子客票行程单（有发票专用章）

（3）通过国外航空公司购买的国际机票（含金额），需要提供国外航空公司电子行程单和信用卡对账单

5.出国批件类别参照“一、出国旅费借款流程”

6.常用国家和地区食宿费、伙食费、公杂费开支标准表

（补助标准见校财〔2018〕11号《华中科技大学因公出国（境）经费管理办法》）

单位：每人每天

3个月以上中长期因公出国的报销流程

一、准备好相关报账资料

1.出国批件原件（若借款时已提供，可使用有财务凭证信息的复印件）并加盖外事处“准予报销”章

2.护照复印件（照片页和出入境日期页）

3.国际旅费发票（机票发票或航空运输电子行程单，登记牌，保险，签证）及付款凭证（信用卡对账单或银行电汇单）

4.会议邀请函、协议及翻译件（翻译报账相关条款）

5.汇率以下面三种选其一进行报账

（1）报账当日中国银行外汇牌价的现汇卖出价

（2）信用卡对账单还款日汇率

（3）信用卡支付日结算成人民币汇率

二、报账人填写华中科技大学国际旅费报销单（财务处网站下载），通过财务平台完成差旅费报销（在其他费用栏填写国际旅费报销单总金额）网上提交、打印报账单，并经相关负责人签字后，连同上述资料送交财务处

注意事项：

1.出国批件类别参照“一、出国旅费借款流程”

2.机票及行程单参照“二、3个月以内短期因公出国的报账流程”的注意事项

3.境外付款尽量使用银行卡支付

4.常用国家公派留学生人员奖学金标准（按月包干）

单位：外币元/人/月

说明：奖学金标准见财科教【2019】6号《财政部 教育部关于调整国家公派留学人员奖学金和艰苦地区补贴标准的通知》，国家公派奖学金包含伙食费、住宿费、注册费、板凳费、交通费、电话费、书籍资料费、医疗保险费、交际费、一次性安置费、签证延长费、零用费和学术活动补助费等

流程设计：核算中心 毛芬

联系电话：027-87543868

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