一、联系方式：
学院办公室外事专员：刘老师，87558730，liutianxin@hust.edu.cn
国际交流处专家办： 李老师，87558261
二、申报流程：
华中科技大学申请及举办国际会议须知
国际交流处是我校举办国际会议的归口管理单位，负责我校举办的国际会议的审核、报批及有关管理工作。现就国际会议的分类、预报、申报、注意事项、会议总结等事项做如下说明：
一、会议类别
1.小型自然科学技术类国际会议：不涉及敏感政治问题，外宾人数30人以下的小型自然科学技术类国际会议。
2.一般性国际会议
(1)外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的一般性国际会议
(2)外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学领域的专业或学术性国际会议。
3.重大国际会议
(1)联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议；
(2)联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议；
(3)事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议；
(4)外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议；
(5)外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议；
(6)邀请党和国家领导人出席的国际会议。
二、国际会议的预报
（一）每年9月在教育部网站填写下一年度国际会议（含一般和重大）的预报，经审核列入年度计划后方可申报，未预报的会议不能申报。
（二）每年3月可补填本年度下半年一般国际会议预报，经审核列入年度计划后方可申报。
（三）预报信息由国际交流处汇总后报教育部初审。
三、 国际会议的申报和审批
（一）国际会议的申报：会议举办单位须在对外宣布至少前4个月在教育部国际会议申报平台（http//econf.hust.edu.cn）和智慧华中大网上办事大厅“国际会议申报”版块进行正式申报。
（二）申报时如有组织机构或会议名称等的英文缩写，须以中文加以准确表述。凡涉及境外组织机构参加国际会议，须在书面申请中对该组织做背景介绍。
（三）国际交流处审核通过后，拟文报主管校领导批示，并根据批示结果向教育部正式行文提交会议申请。
（四）教育部根据申报材料对会议申请进行审批，会议申请人可在教育部网站自行下载批复结果。若审批过程中相关部门提出要求，申请人须及时提供有关补充材料。
四、 注意事项
（一）会议必须在申报单位所在地举办，不得“异地办会”。
（二）在获得教育部正式会议批复前，任何单位和个人不得对外承诺举办会议、发布正式的会议通知或邀请。
（三）严格控制会期、会议规模和会议规格。不得为提高会议规格，随意使用“峰会”、“高峰论坛”、“首届”等称谓。严禁借办会之名建立常设“秘书处”等机构。
（四）原则上不邀请学校领导出席国际会议及相关礼仪活动。若会议级别较高或拟邀请国内、外重要人士参会，需要学校领导出席开幕式或招待会的，主办单位须提前2周提出申请，并提交会议及嘉宾背景、大会议程等材料，由国际交流处协调安排相关事宜。
（五）主办单位应尽早落实经费、会场、各类必需设施及后勤保障，认真仔细地做好会前各项准备工作，做好各种突发事件的应急预案，确保与会代表安全。
（六）举办国际会议应厉行节约，要依照同类国际会议的惯例按注册费、论文集资料费、食宿费、专家讲座费等项目，收取必要的费用，以会养会。
（七）经批准举办的会议，不得随意更改会议规模、举办时间、拟邀请人员名单等。
五、 会议总结报告
（一）会议申请人须于会后一个月内，在智慧华中大办事大厅和教育部网站完成会议总结。
（二）国际交流处审核申请人提交的会议总结，审核通过后在会议总结表加盖校章并提交给教育部。
六、 会议报账
会议结束后请尽快提交会议总结，总结完成后可打印会议预算审批表，加盖学院公章，至财务处报账。
