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短期来华审批流程

作者:田莉 时间:2017-06-05 点击数:


网上办事大厅国际合作交流各子系统(长短期专家管理、荣誉头衔管理、国际会议申报、合作协议申报)已经正式上线。老师们可以登录 智慧华中大--办事大厅 进行申请。


1、短期外国专家来访申请

1、进入办事大厅打开“短期外国专家来访申请流程”,进入流程欢迎页.


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2、点击“开始办理”按钮,启动申请流程,按要求正确填写如下表单,若不想办理则点击“终止”按钮,则流程直接结束,注意:办理申请邀请函需要国际交流处分管领导审核通过后,申请人需领取邀请函。

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 3、按要求完整填写表单信息,并单击“提交申请”,在弹出的对话框中选择下一步执行人,确认后进入院系外事专办审核环节

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   院系外事专办审核环节页面如下图所示

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4、院系外事专办员审核通过后进入院系负责人审批环节,如图所示,院系负责人可根据申请情况来操作,点击“同意报国际交流处审批”按钮,则审批通过,进入下一步,国际交流处专家管理员审核。

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5、在国际交流处专家管理员审核环节的审批页面中,对申请信息进行审核,审核通过,则单击“审核通过”,如图所示,注意:此步骤可以打印表单。

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6.国际交流处专家管理员审核后进入申请人提交总结环节,申请人根据情况填写总结表,总结页面如下图:

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7.申请人填写好后点击“提交”按钮,进入下一步,院系外事专办员审核,对总结表进行审核,审核页面如下图:

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8.院系外事专办员若没问题,点击“审核通过”按钮,则院系负责人对总结表进行审核,审核页面如下:

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9. 院系负责人若没问题,点击“同意报国际交流处审批”按钮,则国际交流处专家管理员对总结表进行审核,审核页面如下:

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10、国际交流处专家管理员审核通过后,院系外事专办员与申请人打印表单后则次流程结束,如下如

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11、报账外专提供护照、签证页、出入境记录、以及领据(在附件中下载)、国际差旅费报销单(在附件中下载)。







请各位老师注意,之前的外专来访申请系统即将关闭:


1、5月15日起30天内,邀请人仍然可通过老系统报备登记早于5月15日的短期专家来访活动,6月15日之后,所有来访活动已发生但仍然未进行报备登记的,后续将无法进行补登记,即所有的补登记必须于6月15日之前在旧系统完成;5月15日前已在旧系统上登记的活动,请仍在旧系统上完成后续流程;

2、新系统平台只受理5月15日当日及之后登记的来访申请,且所有的申请必须是事前申请(事后申请原则上不予受理,请各院系及时将相关信息传达给院系所有相关人员); 5月15日至5月21日(含)为缓冲期,旧系统仍可受理事前报批申请,5月21日以后所有的事前报批申请须全部接入新系统,仍在旧系统提交申请将被视为无效申请,须重新在新系统提交。




旧系统申请流程(仅供留存)

1、 院系教师平台账号http://202.114.18.148/

2、 用户名:新人事编号  原始密码:123456。邀请人进行平台登记。

3、 如需办理被授权单位邀请函,在是否办理被授权单位邀请函处点选“是”,填写包括被邀请人护照号码等所有的必选项目;如无需办理邀请函,选“否”但总结审核时需补齐信息。

4、 确认无误后点击“提交”并在QQ上提醒院系外事专员审核QQ 1341238845

5、 院系进行“院系登记审核”,并提交国际交流处进行登记审核。

6、 如需办理邀请函,专办员导出华中科技大学被授权单位邀请函申请表签字盖章后,与被邀请人中英文简历及护照复印件一同交至国际交流与合作办公室办理被授权单位邀请函。请注意:如果需要支付大额酬劳,必须在办理邀请函阶段告知外专员,按照“(外专局)专家邀函申请所需信息”准备,提前2-3个月报批.

7、 邀请提交报账金额,补齐信息后,填写《专家来访总结表完成来访人员信息填写并上传平台,点击请院系总结审核国际总结审核

8、 院系进行审核完毕提交国际交流处进行总结审核。导出《华中科技大学邀请国境)外人员来访登记表》院系签字盖章后进行报账

9、 外专提供护照、签证页、出入境记录、以及领据。


《华中科技大学外国文教专家管理办法》关于补助的4项条款

第二十条 住宿费。专家住宿应当注重安全舒适、不追求奢华,以校内住宿为主。确有必要安排在校外住宿的,住宿费标准在680/天以内。特殊情况需专项报批。

第二十一条 接待费。原则上安排在校内就餐。确因工作需要由学校出面接待一次,报销一次餐费。每人每次不超过300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。不上高档菜肴和酒水,杜绝奢侈、浪费。

第二十二条 生活补贴。为短期来访的外国专家在校期间提供生活补贴,按200//天发放,凭专家本人签字的领条根据在校实际天数发放。

第二十三条 讲学酬金。给予短期来访的外国专家一次性讲学(含学术报告等)酬金。标准如下:诺贝尔奖获得者不超过10000元(税前),国外科学院/工程院院士(或领域内相当于院士级别的)不超过5000元(税前),其他专家不超过3000元(税前)。

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