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因公短期出国手续办理

作者:田莉 时间:2017-06-05 点击数:

1、办理周期(含报批、政审及申领护照环节,仅供参考)

美国提前2个月,需面谈

加拿大建议提前至少1个半月

法国建议提前至少1个月

德国建议提前至少1个月

英国建议提前至少1个半月,需面谈

日本建议提前至少1个月

韩国建议提前1个月

澳大利亚建议提前至少1个半月

俄罗斯30个工作日(可申请加急

中层干部校内审批预留时间不得少于3周,普通教职工则不得少于2(此时间仅指办理校内审批及备案时间,不包括护照办理及签证办理时间),外事处将不再受理低于此最低时限的材料。

2、申报流程

1、 教职工向外事专员提交个人书面申请、邀请函及其翻译件《华中科技大学因公出国(境)申报表需要在线填写并打印网址见下), 因公临时出国人员备案表(一式四份)保密人员提交保密承诺书、出国(境)人员登记表。

2、 个人书面申请需要阐述出国时间、出国地点出国目的参会介绍如果没有会议报告或者张贴报告请阐明参会的重要性)以及出国期间课程安排并交由本科教务科、研究生教务科、本人所在系主任或书记审批。

3、 将材料交给专员审核通过,由专办员交由领导审批

4、 审批通过之后,请老师自行外事处办理审批材料:《申报》、邀请函及其翻译件备案表外事处预审并交组织部、人事处备案)

5、 经审核备案同意后,外事处根据任务情况、人员身份办理因公出国任务批件并通知本人。可凭出国任务批件到财务处办理请款手续

6、 按照各个国家不同要求准备办理护照签证要求(见后页)将材料交给外事处。注意护照事项表,有护照者也需填写(贴照片、身份证复印件,本人签字),新办护照另需电子照片回执单。

7、 外事处护照签证取回联系老师签证。因公免签国家:新加坡、土耳其、蒙古、斯里兰卡、越南、马来西亚、阿联酋等,因公免签的国家也必须办理校内审批手续。

8、 回国报销手续:复印护照页、签证页、出入境记录,网上提交总结表。归还因公护照,凭预收款收据换取正式发票,凭出国批件报账。

9、 校财务处严格按照批件批准人数、天数、路线、公务活动情况、经费计划等进行核销,需提供护照包括签证、签注、出入境记录)的复印件及费用明细、单据等。

3、材料下载地址(以下链接如果失效,请到外事处网站上下载)

ü     华中科技大学院(系)人员因公出国(境)申报表.doc

ü      华中科技大学出国境访问、交流总结表.doc

ü      华中科技大学出国境参加国际学术会议总结表.doc

ü      华中科技大学出国(境)人员保密责任承诺书.doc

ü      华中科技大学出国(境)人员登记表.doc

ü      华中科技大学因公出国(境)人员登记表.doc

ü      赴美、加个人资料表.doc      ITINERARY(美国专用日程表).doc

ü      赴英国个人资料表.doc

ü      赴澳大利亚、新西兰个人资料表.doc

ü      英文版在职和费用证明.doc

ü      中文版在职和费用证明(仅限韩国).doc

ü       护照事项表.doc

ü       赴某国个人信息表.doc

ü       因公临时出国人员备案表.doc

4、 申报网站

http://202.114.18.216:8080/approval/index.php/userlogin

光电信息学院学院代码:1025

联系人员

· 光电学院外事专员:田莉  tianlili@hust.edu.cn  南五楼605 室  87558727

· 外事处办公地点:主校区——南三楼401            87542357

· 因公短期出国审批、咨询           张芳芳 zhangfangfang@hust.edu.cn

· 因公短期赴港澳审批、咨询         曾嵘 zengrong@hust.edu.cn

· 因公护照(通行证)、签证(签注) 朱忠威 zhuzhongwei@hust.edu.cn

· 因公赴台手续办理   87558261      李平平 renee2004#hust.edu.cn

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